Een veilige werkomgeving met elektronische aanwezigheidsregistratie

Aanwezigheidsbeheer is het registreren en verzamelen van gegevens van de aanwezigen. Het voornaamste doel van een aanwezigheidsregistratiesysteem is het correct en effectief verwerken en bijhouden van de gegevens van medewerkers, bezoekers, contractanten, et cetera. Door middel het van aanwezigheidsregistratiesysteem van Beveco weet u wie zich in uw faciliteit bevindt, welke bezoekers aanwezig zijn en hoe lang ze in uw faciliteit hebben doorgebracht.

Hoe werkt elektronische aanwezigheidsregistratie?

Het aanwezigheidsregistratiesysteem wordt gevoed met de informatie uit uw toegangscontrole-, ERP en/of CRM systeem en voor bezoekers door aanmeldingen van uw eigen medewerkers: zij geven aan dat er een bepaalde persoon langskomt. De lobbymedewerker kan zodoende direct beoordelen of de bezoeker die zich meldt, toegang moet krijgen. De verstrekte toegang is daarbij beperkt tot aangewezen ruimtes. Uw medewerkers geven tijdens het aanmelden van hun bezoeker namelijk aan tot welke ruimtes deze toegang krijgen. De lobbymedewerker kan extra toegang verlenen, maar alleen met goedkeuring van de aanmelder.

Nadat de lobbymedewerker heeft geconstateerd dat de persoon geregistreerd staat, volgt de inschrijfprocedure waarbij het toegangscontrolesysteem een pas programmeert. In deze applicatie kan een biometriesysteem geïntegreerd worden, waarbij gebruik gemaakt wordt van de herkenning van vingerafdrukken. Ook wordt er een foto gemaakt en een handtekening gezet. De gegevens van de bezoeker kunnen aanvullend geprint en om de pas heen gevouwen worden.

Onleesbare logboeken

Er zijn twee manieren om uw bezoekersregistratie bij te houden: handmatig in een papieren logboek of via een elektronisch aanwezigenregistratiesysteem. Een elektronisch aanwezigenregistratiesysteem kent voordelen ten opzichte van een papieren logboek. Papieren bezoekerslogboeken zijn omvangrijk en bieden geen inzicht in bezoekerstrends. Daarnaast zijn ze ook niet per se betrouwbaar, kost het veel tijd om ze bij te houden en bieden ze bovenal geen bescherming tegen ongewenste bezoekers.

Hoeveel bezoekers waren er vorige week dinsdag op uw locatie? En nu u de intekenlijst toch tevoorschijn hebt gehaald: hoeveel van de ingevulde gegevens kunt u daadwerkelijk lezen? Het meest voor de hand liggende nadeel van bezoekersregistratie middels pen en papier is dat de ingevulde gegevens soms onduidelijk zijn. Wanneer bezoekers inloggen op papier wordt het tijdstip van aankomst vaak geschat. Daarbij kunnen ook andere bezoekers uw logboek lezen en vertrouwelijke informatie over uw bedrijf verkrijgen. Met een elektronisch aanwezigenregistratiesysteem krijgt u leesbare gegevens, waarbij de privacy gegarandeerd is.

Daarnaast biedt een elektronisch aanwezigenregistratiesysteem u de mogelijkheid om eenvoudig uw bezoekersgegevens op te halen en te analyseren. Deze rapporten kunnen worden gebruikt om aan te geven hoe vaak een bezoeker is aangemeld en wie zij bezocht hebben. Die informatie is cruciaal bij veiligheidsonderzoeken of om facturen van leveranciers en aannemers te controleren. Ook kunnen de gegevens een organisatie helpen om te voldoen aan overheidsvoorschriften of organisatiestandaarden.

Veiligheid boven alles

De exacte drijfveer achter de keuze voor een elektronisch aanwezigenregistratiesysteem kan per faciliteit verschillen, maar over het algemeen willen organisaties hun mensen en pand beveiligen. Het regelen en controleren van toegang is een belangrijke stap om dit te bereiken.

De wereld is veranderd. Geweld, spionage en terrorisme bedreigen de veiligheid van werknemers en eigendommen. Uw lobby is in dit opzicht uw eerste verdedigingslinie, want wanneer de ingang niet veilig is, is een bedrijf kwetsbaar. Een elektronisch aanwezigenregistratiesysteem kan de verkeerde mensen buiten houden – en de juiste mensen snel en efficiënt binnenlaten. Een elektronisch aanwezigenregistratiesysteem is daarnaast bij voorbaat al afschrikwekkend. Als een kwaadwillend persoon bij uw faciliteit aankomt, is het laatste wat hij of zij wil zien een bemande receptie met een computer en een bord met de boodschap dat alle bezoekers zich moeten melden. Met een elektronisch aanwezigenregistratiesysteem laat u zien dat u veiligheid serieus neemt. Bent u in geval van nood of een brandoefening in staat om alle bezoekers op uw locatie te identificeren en te vinden? Binnen het aanwezigenregistratiesysteem is een overzicht beschikbaar van alle aanwezigen, welke bij noodgevallen automatisch uitgeprint en/of verstuurd (bijvoorbeeld per e-mail) kan worden.

Een positieve eerste indruk

Kijk eens naar uw lobby. Wat zegt deze over uw organisatie? Een eerste indruk maakt u maar één keer, dus laat die eerste indruk dan in ieder geval positief zijn. Een systeem met pen en papier oogt niet bepaald hip in een digitale wereld. Een elektronisch aanwezigenregistratiesysteem voegt een modern en betrouwbaar gevoel toe aan uw bedrijf en zorgt ervoor dat elke bezoeker op professionele wijze wordt behandeld. Met een elektronisch aanwezigenregistratiesysteem laat u bezoekers zien dat u zowel hun veiligheid als de veiligheid van uw werknemers serieus neemt.

Voordelen voor de bezoeker

Heeft u ooit een bezoekerslogboek bekeken en alle namen gezien van andere mensen die de locatie bezocht hebben? Dit kan gevoelige informatie zijn, waarbij het in veel gevallen niet wenselijk is deze met andere bezoekers te delen. Met een elektronisch aanwezigenregistratiesysteem kunt u uw bezoekersinformatie privé en vertrouwelijk houden. Een elektronisch aanwezigenregistratiesysteem onderstreept uw inzet voor de veiligheid en privacy van uw bezoekers. En omdat ze vooraf zijn geregistreerd of snel geregistreerd kunnen worden, voelen bezoekers zich welkom.

Met een aanwezigheidsregistratiesysteem van Beveco kan het hele bezoekproces worden gestroomlijnd en dat komt alle betrokkenen ten goede: bezoekers zullen dankbaar zijn voor het gebruiksgemak en medewerkers zullen dankbaar zijn voor het geautomatiseerde proces.

Is dit artikel interessant?